Ditte individuali, società e liberi professionisti hanno l’obbligo di adottare una serie di servizi necessari per svolgere la loro attività in modo corretto. Sono:
- la PEC (posta elettronica certificata)
- la firma digitale
- la fatturazione elettronica.
Si tratta di obblighi per legge ma anche di opportunità per semplificare la gestione, risparmiare tempo, ottimizzare il lavoro e ridurre gli errori.
La PEC per le imprese
La posta elettronica certificata è necessaria sin da subito, per inviare la Comunicazione Unica per l’iscrizione al Registro Imprese e l’apertura della partita IVA. È però anche lo strumento da usare per gestire tutte le comunicazioni aziendali.
La PEC è come una normale casella di posta elettronica, ma ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Ogni messaggio inviato è certificato dal gestore del servizio PEC iscritto all’AgID, l’ente italiano incaricato di accreditare i service provider. La certificazione avviene tramite due ricevute. La prima è una ricevuta di accettazione, che dimostra l’avvenuta spedizione, la seconda è una ricevuta di consegna, che accerta la ricezione del messaggio da parte del destinatario.
I vantaggi della PEC
La PEC:
- fa risparmiare tempo e denaro, perché la puoi inviare quando vuoi e da qualsiasi dispositivo. Non c’è più bisogno di fare la coda agli sportelli, pagare spese di spedizione o marche da bollo
- semplifica il lavoro, perché tutte le comunicazioni sono facili da consultare o recuperare
- riduce l’impatto ambientale, perché non serve più stampare nulla.
Aruba fornisce un servizio PEC per aziende. Leggi come funziona la PEC Aruba.
La firma digitale
La firma digitale è un’evoluzione della firma autografa del titolare o del legale rappresentante di una società. Serve sin da subito, sia per firmare la Comunicazione Unica per l’iscrizione al Registro Imprese sia per cominciare a gestire l’attività (per esempio, sottoscrivere contratti, accettare preventivi, partecipare a bandi, ecc.).
La firma digitale ha pieno valore legale, garantisce l’identità del firmatario e l’autenticità del documento, che non può più essere modificato dopo che la firma è stata apposta. Come la firma autografa, anche quella digitale è legalmente vincolante: chi ha firmato non può disconoscere o ripudiare il documento.
I vantaggi della firma digitale
La firma digitale:
- semplifica la gestione della pratica, perché firmi ovunque e in qualsiasi momento, senza bisogno di recarti presso gli uffici coinvolti
- annulla i tempi di spedizione e registrazione del documento, perché è giuridicamente vincolante non appena firmato
- fa risparmiare carta, spazio e costi di stampa, perché tutte le comunicazioni sono dematerializzate.
Aruba fornisce un servizio di firma digitale. Leggi come funziona la firma digitale Aruba.
La fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica è l’unica modalità per percepire compensi e gestire la documentazione che riguarda l’acquisto e la cessione di beni e servizi.
In concreto, si tratta di firmare digitalmente un documento in formato XML, che passa attraverso un sistema di interscambio. Il sistema fa un controllo formale della fattura prima di inoltrarla al destinatario e, in caso di errore, invia al mittente una notifica per correggerla.
Le fatture elettroniche si inviano tramite PEC o dal portale Fatture e Corrispettivi.
Da gennaio 2024 la fatturazione elettronica è obbligatoria anche peri liberi professionisti in regime forfettario.
I vantaggi della fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica:
- snellisce i flussi e velocizza il lavoro, perché tutti i dati sono in formato digitale
- riduce il rischio di errore, perché il sistema di interscambio controlla ogni invio
- semplifica la gestione aziendale, perché le fatture sono archiviate digitalmente, senza bisogno di stamparle.
Aruba fornisce un servizio di fatturazione elettronica. Leggi come funziona la fatturazione elettronica Aruba.
Conclusioni
PEC, firma digitale e fatturazione elettronica sono molto più che servizi obbligatori. Sono veri e propri strumenti di lavoro per digitalizzare l’azienda e risparmiare tempo.
E dato che ti stai informando sui servizi obbligatori per il business, forse potrebbe interessarti saperne di più su quali sono gli obblighi per avviare e gestire un’impresa.
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