Dall’avvento della pandemia causata dal Covid-19 in poi, il lavoro a distanza è passato dall’essere una tendenza marginale a una realtà consolidata per molte aziende, nonostante oggi si possa assistere a un certo ridimensionamento generalizzato dello smart working e di tutti i modelli operativi omologhi.
A prescindere dai vari approcci che un’impresa può decidere di adottare, il lavoro da remoto ha mostrato tutta una serie di vantaggi significativi. Questi, raggiungono il massimo delle loro potenzialità quando l’azienda si impegna ad approntare gli strumenti adatti e a elaborare strategie specifiche per mantenere la produttività, la collaborazione e il benessere del team.
D’altro canto, occorre tenere conto che gestire un’azienda da remoto comporta difficoltà che non esistono in un ambiente di lavoro tradizionale: la mancanza di un contatto diretto tra dipendenti e dirigenti può portare a problemi di comunicazione, isolamento e difficoltà nel monitoraggio delle prestazioni. Inoltre, mantenere un senso di appartenenza e coesione all’interno del team richiede una pianificazione attenta.
Gli strumenti fondamentali per la gestione remota
La tecnologia è il cuore del lavoro a distanza. Senza gli strumenti giusti, mantenere la comunicazione, la collaborazione e la gestione dei progetti sarebbe praticamente impossibile.
Di seguito, abbiamo selezionato alcuni dei tool essenziali per la gestione remota di un’impresa, suddividendoli per ambito di applicazione:
Gli strumenti di comunicazione: uno dei principali problemi nel lavoro a distanza è la mancanza di interazione immediata. Senza la possibilità di fare domande rapide o confrontarsi di persona, è facile che la comunicazione diventi frammentata. Fortunatamente, esistono molte piattaforme che facilitano la comunicazione tra team remoti. Eccone alcune:
- Slack: è uno degli strumenti di messaggistica più popolari per i team remoti. Consente la creazione di canali tematici, la condivisione di file e la possibilità di integrare altre app per migliorare la produttività.
- Microsoft Teams: oltre alla messaggistica, Microsoft Teams offre la possibilità di effettuare videochiamate, condividere schermi e collaborare in tempo reale su documenti. È particolarmente utile per le aziende che utilizzano altri prodotti Microsoft.
- Zoom/Google Meet: questi strumenti sono diventati sinonimi di videoconferenze. Entrambi offrono funzionalità avanzate come la registrazione delle riunioni, la condivisione dello schermo e la chat dal vivo durante le chiamate.
Gli strumenti per la gestione dei progetti: un altro aspetto critico nel lavoro remoto è il monitoraggio delle attività e il coordinamento tra i membri del team. Qui entrano in gioco i software di gestione dei progetti, che permettono di tenere traccia delle scadenze e assegnare compiti specifici.
- Trello: è ideale per la gestione di attività e progetti in modo visivo. I membri del team possono creare schede per diverse attività, assegnare responsabili e seguire lo stato di avanzamento del lavoro.
- Asana: si tratta di una piattaforma di gestione dei progetti completa che consente ai team di monitorare i compiti, assegnare priorità e collaborare in tempo reale. Offre una visualizzazione più dettagliata rispetto a Trello, con funzionalità avanzate come le timeline di progetto e la reportistica.
- com: questo strumento offre una vasta gamma di opzioni per la gestione dei flussi di lavoro, permettendo di personalizzare le bacheche per adattarsi a vari tipi di progetti e processi aziendali.
Gli strumenti di collaborazione: per un lavoro a distanza efficace, è essenziale poter condividere e modificare documenti in tempo reale. Anche in questo ambito, esistono strumenti che rendono la collaborazione remota fluida e produttiva.
- Google Workspace: offre vari tool per la creazione e la gestione di documenti, fogli di calcolo e presentazioni, tutti modificabili in tempo reale dai membri del team. Google Drive è anche eccellente per l’archiviazione di file condivisi.
- Dropbox: oltre alla funzione di archiviazione cloud, Dropbox Paper consente di creare e collaborare su documenti in tempo reale, semplificando la gestione dei progetti.
- Notion: è una piattaforma all-in-one che combina diversi strumenti per la progettualità, la collaborazione e le annotazioni. È flessibile e può essere personalizzata per adattarsi a vari tipi di team e aziende.
Le strategie per una gestione remota efficace
Oltre agli strumenti, è fondamentale adottare strategie che garantiscano il buon funzionamento di un’impresa remota. La chiave del successo è la combinazione di una leadership chiara, una buona organizzazione e la capacità di mantenere il team coinvolto e motivato.
Ecco qualche spunto di riflessione, e per migliorare l’operatività.
Una comunicazione chiara e regolare: uno dei principi fondamentali del lavoro remoto è mantenere una comunicazione aperta e continua. Nel lavoro da remoto, infatti, il rischio di sentirsi isolati o disconnessi è elevato, e per evitarlo è importante creare una routine di comunicazione.
Qui di seguito, qualche suggerimento:
- Riunioni regolari: programmare meeting giornalieri o settimanali aiuta a mantenere il team allineato. Le riunioni possono essere brevi check-in per verificare lo stato dei lavori, o incontri più lunghi per la pianificazione strategica.
- Feedback costante: dare e ricevere feedback è fondamentale per migliorare le prestazioni e mantenere un ambiente di lavoro trasparente. I team leader devono essere pronti a fornire riscontri costruttivi in modo tempestivo.
La flessibilità e la fiducia: gestire un’impresa da remoto richiede un diverso approccio alla supervisione dei dipendenti.
A differenza di un ufficio fisico, in cui la presenza è monitorata, il lavoro a distanza si basa sulla fiducia.
Qualche elemento di cui tenere conto:
- La flessibilità negli orari: dare ai dipendenti la possibilità di gestire il proprio tempo è una delle chiavi del successo nel lavoro a distanza.
Non tutti i membri del team hanno le stesse esigenze o abitudini di lavoro, quindi consentire una certa flessibilità può aumentare la produttività.
- Focus sui risultati: Invece di monitorare il tempo che i dipendenti trascorrono al lavoro, è meglio concentrarsi sui risultati che producono. Questo approccio basato sugli obiettivi permette di valutare la produttività in modo più equo.
Mantenere alto il morale: uno dei rischi più grandi del lavoro a distanza è il calo del morale, dovuto al senso di isolamento. Mantenere il team motivato e unito, anche a distanza, è fondamentale.
Ecco qualche suggerimento per raggiungere questo fine:
- Le attività di team building: anche se a distanza, è importante creare occasioni che favoriscano il legame tra i membri del team: quiz online o sessioni di brainstorming collettivo possono aiutare a creare un senso di appartenenza.
- Il riconoscimento del lavoro: premiare i successi individuali e di gruppo è un ottimo modo per mantenere alta la motivazione.
Può trattarsi di menzioni speciali durante le riunioni o di incentivi simbolici.
I rischi per la sicurezza dei dati
Quando un’azienda permette a dipendenti e collaboratori di accedere ai suoi sistemi informatici attraverso dispositivi personali, espone i suoi dati a un maggior rischio di sicurezza.
Negli uffici, infatti, le imprese riescono a proteggere in modo adeguato reti e dispositivi da eventuali attacchi hacker, mentre reti e dispositivi domestici difficilmente vengono configurati secondo gli standard di sicurezza aziendali.
Risulterà, pertanto, essenziale mettere in atto una serie di pratiche tese a proteggere le risorse aziendali, come la verifica che i computer remoti siano dotati di un buon antivirus sempre aggiornato (come, del resto, tutti i programmi installati), che accedano a Internet con una connessione Wi-Fi cifrata e magari anche con una VPN, e che lo scambio di dati, documenti e informazioni venga sempre fatto tramite la casella di posta aziendale o altre applicazioni in uso all’azienda.
Conclusioni
Gestire un’impresa da remoto richiede un approccio diverso rispetto alla gestione di un ufficio tradizionale.
Tuttavia, con gli strumenti e le strategie giuste, può diventare un’opzione estremamente vantaggiosa per molti tipi di attività.
La chiave del successo, in questo caso, risiede nella capacità di adottare tecnologie che migliorano la comunicazione e la collaborazione, nonché mantenere un ambiente di lavoro trasparente e produttivo, oltre che saper motivare e ispirare il team anche a distanza.
Adottando le migliori pratiche, un’impresa può non solo adattarsi al lavoro da remoto, ma prosperare in un mondo sempre più orientato alla digitalizzazione e alla flessibilità.